Pengelolaan informasi apotek

Posted on Selasa, 30 Maret 2010 by Devy Puspitasari

Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan secara manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi jual beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.
Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan dalam kasus ini ialah :
Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.
Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).
Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
Apotek Dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM Apotek (Drugstore Software / Software Apotek / Perangkat Lunak Untuk Apotek) dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep (untuk apotek yang merangkap sebagai swalayan) yang dibayar tunai ataupun kredit. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran.
Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Laporan yang disediakan ada dua macam yaitu laporan standar yang terdiri dari 17 macam dan laporan statistik / analisa trend yang terdiri dari 4 macam. Dengan banyaknya laporan yang disediakan, maka akan cukup untuk memenuhi lingkup proses di apotek. Masing masing tipe laporan tersebut bisa dihasilkan dengan rentang waktu yang flexible yang bisa ditentukan sendiri, sehingga memudahkan untuk pengamatan hasil kerja atau berjalannya manajemen dari apotek.
Kelebihan – kelebihan (lebih detail ada dibagian bawah) yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah :

* membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis
* Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
* Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).


Informasi Detail Mengenai :
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) APOTEK
Penggunaan Applikasi :

Aliran proses dari penggunaan SIM Apotik ini adalah, pengisian data, melakukan transaksi kemudian pembuatan laporan dan analisa statistik produk. Hak Akses untuk applikasi bisa dibatasi dari menu sekuriti, sehingga sebagai misal tidak sembarang orang bisa melakukan transaksi penjualan, pembuatan laporan dan lain lain. Semua aktivitas dari setiap pengguna dalam pemakaian applikasi ini tercatat secara rinci mendetail, dan hanya bisa dilihat oleh pengguna dengan hak administrator sehingga penyalahgunaan applikasi bisa di minimalisir.

Manajemen Data :
Data data yang bisa di dimasukkan ke dalam sistem dan kemudian di pergunakan untuk mendukung kerja applikasi adalah data Kategori Produk, data Supplier, data Produk, data Racikan, data Obat Sejenis (Alternatif), data Pelanggan, data Dokter dan data Instansi/Penjamin Pelanggan. Data data diatas harus diisi terlebih dahulu supaya transaksi bisa dilakukan dengan benar dan laporan bisa dibuat dengan baik.

Manajemen Transaksi :
Transaksi ada 2 macam yaitu Penjualan dan Pembelian. Tipe transaksi Penjualan terdiri dari 3 macam yaitu :
1. Penjualan Tanpa Resep, untuk apotek yang juga menjual selain obat dengan resep dokter
2. Penjualan Resep Tunai , untuk pelayanan resep dokter dengan pembayaran secara cash.
3. Penjualan Resep Kredit, untuk pelayanan resep dokter kepada pelanggan yang pembayarannya bisa dikredit atau pelanggan tersebut tagihannya ditanggung oleh perusahaan tempat dia bekerja.

Seluruh transaksi penjualan bisa digunakan secara multi entri, artinya bila sedang melayani seorang pelanggan, kemudian ada gangguan (misal dia hendak mengambil obat lain) sehingga belum bisa diselesaikan, kasir bisa membuka transaksi penjualan baru untuk pelanggan berikutnya. Saat pelanggan tadi kembali, transaksi untuk dia bisa dilanjutkan kembali atau bisa juga satu pelanggan hendak bertransaksi non resep dan resep secara sekaligus, maka kasir bisa membuka dua layar transaksi yaitu transaksi non resep dan transaksi resep tunai/kredit.

Tipe transaksi Pembelian juga terdiri dari 2 macam yaitu Pembelian Tunai dan Pembelian Kredit. Dari transaksi pembelian ini bisa diisikan nomer Batch dan expired date dari tiap produk yang dibeli.

Dari Penjualan dan Pembelian Secara kredit maka tentunya akan ada piutang maupun hutang, penanganan masalah piutang dan hutang yang sudah terlunasi juga bisa diakses dari manajemen transaksi ini.

Entri saat transaksi Penjualan maupun Pembelian, saat harus mengisikan kode produk bisa dilakukan dengan barcode scanner untuk memudahkannya, bisa juga dengan keyboard memilih daftar produk yang tersedia. Saat Transaksi jual akan ada option untuk memilih apakah akan mencetak bon atau tidak, seandainya tidak tercetak tapi ternyata dibutuhkan oleh client, maka bon bisa dicetak dengan utility re-print, sehingga bon bisa dicetak kapan saja.

Selain transaksi normal diatas, disediakan juga menu transaksi retur, baik untuk penjualan maupun pembelian, serta modul pemesanan yang akan membuat surat pesanan, dari pesanan ini bisa dirubah menjadi pembelian, saat pesanan tersebut tiba.

Laporan :
Laporan ada 3 macam yaitu Laporan Standar, Statistik / Analisa Trend dan Laporan Dengan Data Detail, Laporan Standar terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

1. Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
2. Penjualan / Kategori
3. Pembelian,
4. Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
5. Keuntungan,
6. Hutang,
7. Piutang,
8. Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
9. Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),
10. Produk Expired,
11. Data Instansi,
12. Data Dokter,
13. Komisi Per Dokter,
14. Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
15. Pasien Per Dokter,
16. Data Pelanggan,
17. Data Supplier
18. Data Produk
19. Data Racikan
20. Data Obat Sejenis
21. Retur Penjualan
22. Retur Pembelian
23. Data Nilai Produk
24. Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
25. Penjualan Resep Kredit Dengan Data Nomor Resep

Laporan laporan diatas bisa dibuat berdasar rentang waktu yang flexible yaitu hari ini, antara 2 tanggal atau keseluruhan data yang ada di buat laporannya.

Laporan Statistik digunakan untuk mengamati pada periode periode yang dipilih, produk produk mana saja yang jumlah jual atau nilai jualnya yang paling baik, sehingga keputusan yang tidak merugikan untuk pengadaan suatu produk bisa dilakukan dengan mempertimbangkan minat masyarakat terhadap produk berdasarkan statistik yang dihasilkan tersebut, Sedangkan Analisa Trend digunakan untuk mengamati naik turunnya jumlah atau nilai jual dari setiap produk berdasar rentang waktu yang dipilih, baik secara per minggu (pengamatan per hari), per bulan (pengamatan tiap 10 hari ) dan per tahun (pengamatan per kuartal atau per bulan)

Laporan Dengan Data Detail digunakan untuk melihat data pasien/pelanggan yang di kelompokkan per Dokter atau per Instansi, berguna untuk melihat berapa banyak pasien yang di tangani seorang dokter yang praktek di apotek atau untuk klaim biaya pada instansi yang bekerja sama dengan apotek.

Tools :
Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada applikasi ini atau untuk memaintenance applikasi diantaranya adalah : Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll), Options (menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll), Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna), History Pembelian, History Penjualan, Histori Mendetail mengenai Keluar Masuk Barang dan History Penghapusan Transaksi, Stok Opname (penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan), Stok Reorder (informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang)

Khusus untuk applikasi single client maka ada menu khusus yaitu Compact Database (berguna untuk membuat database menjadi padat dan ukurannya menjadi lebih kecil sehingga operasi akan lebih cepat) dan Backup Database (menduplikasi database dan menyimpannya dengan nama lain). Untuk applikasi multi client tidak diperlukan menu ini karena manajemen database dilakukan oleh software database tersendiri yaitu Microsoft SQL Server.

Variasi Versi Software :
Applikasi SIM ini terdiri dari 2 versi yaitu versi single client dan multi client , secara fungsional, fitur dan kemampuan 2 versi ini adalah sama, perbedaannya adalah :

# Single Client

* applikasi versi ini sebaiknya dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek dilakukan pada satu komputer saja, berguna untuk apotek apotek ukuran menengah ke bawah
* database yang digunakan adalah database Microsoft Access, dengan data maksimum sebesar 1 Gigabytes

* applikasi ini dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek bisa dilakukan di lebih dari 1 komputer, dan komputer komputer ini terhubungan dengan jaringan ethernet, berguna untuk apotek berukuran menengah ke atas dengan banyak kasir.
* database yang digunakan adalah database Microsoft SQL Server dengan kapasitas maksimum sangat besar hampir tidak terbatas sesuai kemampuan operating system
* minimal pembelian 2 buah.

Kebutuhan Software :
Applikasi ini membutuhkan sistem operasi yang berbasis windows mulai dari versi windows 98, ME, NT, 2000 hingga XP. Monitor yang digunakan adalah flexibel, tapi minimal sebaiknya harus mampu berada dalam resolusi 800x600 pixel. Khusus untuk applikasi yang multi client maka operating system minimal adalah Windows 2000.

Kebutuhan Hardware :
Secara mendasar, applikasi ini akan berjalan pada konfigurasi hardware komputer yang bisa mendukung sistem operasi diatas. Semakin cepat konfigurasi hardware komputer, maka semakin cepat pula applikasi ini dapat berjalan. Printer yang sudah di tes berjalan dengan baik adalah Printer Epson LX-300, khusus untuk applikasi multi client maka komputer yang digunakan harus dilengkapi dengan network card sehingga bisa terhubung dengan komputer lainnya dalam jaringan komputer.
1.2 Batasan Masalah
Karena luasnya masalah yang harus dibahas, maka penelitian ini membatasi materi yang akan dibahas, yaitu :
Data yang diolah terdiri dari : Data penjurusan, rekap nilai, data pelajaran, data siswa, dan guru.
Kriteria pada pemilihan jurusan diantaranya :
Nila rapot pada kelas X semester 2
Psikotes
Minat siswa dalam memilih jurusan seperti IPA, IPS dan Bahasa
Informasi yang dihasilkan dalam bentuk tercetak meliputi :
Inforamsi data siwa
Laporan penjurusan yang tercetak
Sistem pengambilan keputusan untuk penjurusan ini mengunakan metode Analytical Hierarchy Proses (AHP)
Aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan My-SQL.
Dalam memodelkan data akan digunakan ERD dan model proses akan menggunakan model terstruktur yaitu Diagram Context dan Data Flow Diagram (DFD).

27 Responses to "Pengelolaan informasi apotek":

KangTiar says:

Sip

id-gratisan says:

Silaturahmi.... artikelnya panjang banget

handout says:

thanks for your insformation..
succes for you..
you can visit me in.
click this

hendri says:

articlenya bagus banget

Anonim says:

You can definitely see your enthusiasm within the work
you write. The arena hopes for more passionate writers like you who are
not afraid to mention how they believe. All the time go after your heart.
my webpage: Free sexy porn

Anonim says:

Interesting blog! Is your theme custom made or did you download it from somewhere?
A design like yours with a few simple tweeks would really make
my blog shine. Please let me know where you got your theme.
Many thanks
Feel free to surf my website :: Fisting for cutie who loves the action

Anonim says:

Hi to every one, because I am genuinely eager of reading this
blog's post to be updated regularly. It consists of nice data.
my site: nude girls

Anonim says:

I would like to thnkx for the efforts you have put in writing this blog.
I'm hoping the same high-grade web site post from you in the upcoming as well.

Actually your creative writing skills has encouraged me to get my own site

now. Really the blogging is spreading its wings rapidly. Your write up is a great

example of it.
Also visit my weblog ; www.thespainforum.com

Anonim says:

Thanks a bunch for sharing this with all of us you actually know what you are talking about!


Bookmarked. Kindly also visit my site =). We could have a link exchange agreement between us!
Also visit my blog www.murciaproperty.net

Anonim says:

I'm curious to find out what blog platform you're working with?
I'm experiencing some minor security problems with my latest site and I'd like to find something
more safeguarded. Do you have any solutions?
Feel free to surf my site :: spinner degrassi

Anonim says:

Hello, i feel that i saw you visited my blog thus i

got here to “go back the favor”.I am attempting to in

finding issues to improve my website!I suppose its

ok to use a few of your ideas!!
Also visit my blog : windburn

Anonim says:

Post writing is also a excitement, if you know after that you can write otherwise it is complicated to write.
Also visit my blog post ; teen sex videos

Anonim says:

Nice blog here! Also your site loads up very fast!
What web host are you

using? Can I get your affiliate link to your host?
I wish my web site loaded up as quickly as yours


lol
Also see my web site - http://www.catralspain.net/

Anonim says:

Wonderful goods from you, man. I have understand your stuff previous to and


you are just too wonderful. I really like what

you have acquired here, really like what you are
stating and the way in which you

say it. You make it enjoyable and you still care for to keep it smart.
I

can't wait to read much more from you. This is actually a great site.
Also visit my webpage : http://www.4m.net/

Anonim says:

Do you mind if I quote a couple of your articles as long as I provide
credit and sources back to your blog? My blog site is in the exact same area of interest as yours and my visitors would really benefit from a lot of the information you
provide here. Please let me know if this ok with you.
Thanks!
My web page > why porn is good

Anonim says:

Excellent read, I just passed this onto a friend who was doing a little research on that.
And he

actually bought me lunch as I found it for him smile So let me rephrase
that:

Thanks for lunch!
Visit my website - Www.Illegalvillasspain.Com

Anonim says:

Very nice post. I just stumbled upon your weblog and wished to say that I have truly enjoyed browsing your blog posts.

In any case I'll be subscribing to your rss feed and I hope you write again soon!
my page: porn tube

Anonim says:

Thanks for the sensible critique. Me & my neighbor were just preparing to do a little research

about this. We got a grab a book from our area library but I
think I learned more from this post.

I'm very glad to see such fantastic information being shared freely

out there.
Also see my page > guamsustainableag.org

Anonim says:

I liked up to you'll receive carried out

proper here. The comic strip is tasteful, your authored material

stylish. however, you command get got an nervousness

over that you want be delivering the following. in poor health undoubtedly come further before again

as exactly the similar nearly very frequently inside case you defend this increase.
Here is my web site : http://www.spainweather.org/monthly-averages.html

Anonim says:

Hello, you used to write magnificent, but the last several posts have

been kinda boring… I miss your tremendous writings.
Past few posts are just a

little out of track! come on!
My web site: www.thespainforum.com

Anonim says:

Pretty nice post. I simply stumbled upon your blog and wanted to say

that I have really enjoyed surfing around your weblog posts.
After

all I will be subscribing for your feed and I'm hoping

you write once more very soon!
Feel free to surf my web blog ; myghiapet.blogspot.fr

Anonim says:

I don’t even understand how I ended up here,

however I thought this put up was once good.
I

don't realize who you might be however

certainly you're going to a famous blogger if you happen to are not already ;) Cheers!
Feel free to visit my web site http://alboxproperty.com

Anonim says:

This is really interesting, You are an overly professional
blogger. I've joined your feed and stay up for seeking more of your excellent post. Also, I've shared your website in my social networks
Here is my website ; amateur porn

Anonim says:

hello there and thank you for your information
- I’ve definitely picked up

something new from right here. I did however
expertise a few technical points using this site, as I experienced to
reload the site many times previous

to I could get it to load properly. I had been wondering if your hosting
is OK? Not that

I'm complaining, but slow loading instances times will very frequently affect your

placement in google and could damage your high-quality score if ads and

marketing with Adwords. Anyway I am adding this RSS to my email and can look out for

much more of your respective fascinating content. Ensure that you update

this again soon..
My weblog Sonicscentral.Com

Anonim says:

Everything typed made a great deal of sense. But, what about this?
what if you added a little content? I ain't suggesting your information isn't
good., but suppose you added a headline that grabbed a person's attention? I mean "Pengelolaan informasi apotek" is a little plain. You should peek at Yahoo's home page and watch how they write article titles to grab viewers interested.

You might try adding a video or a pic or two
to grab readers excited about everything've written. In my opinion, it could bring your blog a little bit more interesting.
Here is my homepage - Discount Codes

Anonim says:

This is really interesting, You are a very skilled blogger.
I have joined your rss feed and look forward to seeking more of your
great post. Also, I have shared your website in my social networks!
My webpage :: teen porn

Anonim says:

Hey, you used to write wonderful, but the last several posts have

been kinda boring… I miss your tremendous writings.
Past few posts are just a

little out of track! come on!
My webpage: Costablancaspain.Us