Pengelolaan informasi apotek

Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan secara manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi jual beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.

Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan dalam kasus ini ialah :

Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.

Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).

Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.

Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.

Apotek Dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM Apotek (Drugstore Software / Software Apotek / Perangkat Lunak Untuk Apotek) dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep (untuk apotek yang merangkap sebagai swalayan) yang dibayar tunai ataupun kredit. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran.

Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Laporan yang disediakan ada dua macam yaitu laporan standar yang terdiri dari 17 macam dan laporan statistik / analisa trend yang terdiri dari 4 macam. Dengan banyaknya laporan yang disediakan, maka akan cukup untuk memenuhi lingkup proses di apotek. Masing masing tipe laporan tersebut bisa dihasilkan dengan rentang waktu yang flexible yang bisa ditentukan sendiri, sehingga memudahkan untuk pengamatan hasil kerja atau berjalannya manajemen dari apotek.

Kelebihan – kelebihan (lebih detail ada dibagian bawah) yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah :

* membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis

* Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat

* Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).

Informasi Detail Mengenai :

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) APOTEK

Penggunaan Applikasi :

Aliran proses dari penggunaan SIM Apotik ini adalah, pengisian data, melakukan transaksi kemudian pembuatan laporan dan analisa statistik produk. Hak Akses untuk applikasi bisa dibatasi dari menu sekuriti, sehingga sebagai misal tidak sembarang orang bisa melakukan transaksi penjualan, pembuatan laporan dan lain lain. Semua aktivitas dari setiap pengguna dalam pemakaian applikasi ini tercatat secara rinci mendetail, dan hanya bisa dilihat oleh pengguna dengan hak administrator sehingga penyalahgunaan applikasi bisa di minimalisir.

Manajemen Data :

Data data yang bisa di dimasukkan ke dalam sistem dan kemudian di pergunakan untuk mendukung kerja applikasi adalah data Kategori Produk, data Supplier, data Produk, data Racikan, data Obat Sejenis (Alternatif), data Pelanggan, data Dokter dan data Instansi/Penjamin Pelanggan. Data data diatas harus diisi terlebih dahulu supaya transaksi bisa dilakukan dengan benar dan laporan bisa dibuat dengan baik.

Manajemen Transaksi :

Transaksi ada 2 macam yaitu Penjualan dan Pembelian. Tipe transaksi Penjualan terdiri dari 3 macam yaitu :

1. Penjualan Tanpa Resep, untuk apotek yang juga menjual selain obat dengan resep dokter

2. Penjualan Resep Tunai , untuk pelayanan resep dokter dengan pembayaran secara cash.

3. Penjualan Resep Kredit, untuk pelayanan resep dokter kepada pelanggan yang pembayarannya bisa dikredit atau pelanggan tersebut tagihannya ditanggung oleh perusahaan tempat dia bekerja.

Seluruh transaksi penjualan bisa digunakan secara multi entri, artinya bila sedang melayani seorang pelanggan, kemudian ada gangguan (misal dia hendak mengambil obat lain) sehingga belum bisa diselesaikan, kasir bisa membuka transaksi penjualan baru untuk pelanggan berikutnya. Saat pelanggan tadi kembali, transaksi untuk dia bisa dilanjutkan kembali atau bisa juga satu pelanggan hendak bertransaksi non resep dan resep secara sekaligus, maka kasir bisa membuka dua layar transaksi yaitu transaksi non resep dan transaksi resep tunai/kredit.

Tipe transaksi Pembelian juga terdiri dari 2 macam yaitu Pembelian Tunai dan Pembelian Kredit. Dari transaksi pembelian ini bisa diisikan nomer Batch dan expired date dari tiap produk yang dibeli.

Dari Penjualan dan Pembelian Secara kredit maka tentunya akan ada piutang maupun hutang, penanganan masalah piutang dan hutang yang sudah terlunasi juga bisa diakses dari manajemen transaksi ini.

Entri saat transaksi Penjualan maupun Pembelian, saat harus mengisikan kode produk bisa dilakukan dengan barcode scanner untuk memudahkannya, bisa juga dengan keyboard memilih daftar produk yang tersedia. Saat Transaksi jual akan ada option untuk memilih apakah akan mencetak bon atau tidak, seandainya tidak tercetak tapi ternyata dibutuhkan oleh client, maka bon bisa dicetak dengan utility re-print, sehingga bon bisa dicetak kapan saja.

Selain transaksi normal diatas, disediakan juga menu transaksi retur, baik untuk penjualan maupun pembelian, serta modul pemesanan yang akan membuat surat pesanan, dari pesanan ini bisa dirubah menjadi pembelian, saat pesanan tersebut tiba.

Laporan :

Laporan ada 3 macam yaitu Laporan Standar, Statistik / Analisa Trend dan Laporan Dengan Data Detail, Laporan Standar terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

1. Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),

2. Penjualan / Kategori

3. Pembelian,

4. Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),

5. Keuntungan,

6. Hutang,

7. Piutang,

8. Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),

9. Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),

10. Produk Expired,

11. Data Instansi,

12. Data Dokter,

13. Komisi Per Dokter,

14. Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),

15. Pasien Per Dokter,

16. Data Pelanggan,

17. Data Supplier

18. Data Produk

19. Data Racikan

20. Data Obat Sejenis

21. Retur Penjualan

22. Retur Pembelian

23. Data Nilai Produk

24. Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep

25. Penjualan Resep Kredit Dengan Data Nomor Resep

Laporan laporan diatas bisa dibuat berdasar rentang waktu yang flexible yaitu hari ini, antara 2 tanggal atau keseluruhan data yang ada di buat laporannya.

Laporan Statistik digunakan untuk mengamati pada periode periode yang dipilih, produk produk mana saja yang jumlah jual atau nilai jualnya yang paling baik, sehingga keputusan yang tidak merugikan untuk pengadaan suatu produk bisa dilakukan dengan mempertimbangkan minat masyarakat terhadap produk berdasarkan statistik yang dihasilkan tersebut, Sedangkan Analisa Trend digunakan untuk mengamati naik turunnya jumlah atau nilai jual dari setiap produk berdasar rentang waktu yang dipilih, baik secara per minggu (pengamatan per hari), per bulan (pengamatan tiap 10 hari ) dan per tahun (pengamatan per kuartal atau per bulan)

Laporan Dengan Data Detail digunakan untuk melihat data pasien/pelanggan yang di kelompokkan per Dokter atau per Instansi, berguna untuk melihat berapa banyak pasien yang di tangani seorang dokter yang praktek di apotek atau untuk klaim biaya pada instansi yang bekerja sama dengan apotek.

Tools :

Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada applikasi ini atau untuk memaintenance applikasi diantaranya adalah : Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll), Options (menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll), Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna), History Pembelian, History Penjualan, Histori Mendetail mengenai Keluar Masuk Barang dan History Penghapusan Transaksi, Stok Opname (penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan), Stok Reorder (informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang)

Khusus untuk applikasi single client maka ada menu khusus yaitu Compact Database (berguna untuk membuat database menjadi padat dan ukurannya menjadi lebih kecil sehingga operasi akan lebih cepat) dan Backup Database (menduplikasi database dan menyimpannya dengan nama lain). Untuk applikasi multi client tidak diperlukan menu ini karena manajemen database dilakukan oleh software database tersendiri yaitu Microsoft SQL Server.

Variasi Versi Software :

Applikasi SIM ini terdiri dari 2 versi yaitu versi single client dan multi client , secara fungsional, fitur dan kemampuan 2 versi ini adalah sama, perbedaannya adalah :

# Single Client

* applikasi versi ini sebaiknya dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek dilakukan pada satu komputer saja, berguna untuk apotek apotek ukuran menengah ke bawah

* database yang digunakan adalah database Microsoft Access, dengan data maksimum sebesar 1 Gigabytes

* applikasi ini dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek bisa dilakukan di lebih dari 1 komputer, dan komputer komputer ini terhubungan dengan jaringan ethernet, berguna untuk apotek berukuran menengah ke atas dengan banyak kasir.

* database yang digunakan adalah database Microsoft SQL Server dengan kapasitas maksimum sangat besar hampir tidak terbatas sesuai kemampuan operating system

* minimal pembelian 2 buah.

Kebutuhan Software :

Applikasi ini membutuhkan sistem operasi yang berbasis windows mulai dari versi windows 98, ME, NT, 2000 hingga XP. Monitor yang digunakan adalah flexibel, tapi minimal sebaiknya harus mampu berada dalam resolusi 800x600 pixel. Khusus untuk applikasi yang multi client maka operating system minimal adalah Windows 2000.

Kebutuhan Hardware :

Secara mendasar, applikasi ini akan berjalan pada konfigurasi hardware komputer yang bisa mendukung sistem operasi diatas. Semakin cepat konfigurasi hardware komputer, maka semakin cepat pula applikasi ini dapat berjalan. Printer yang sudah di tes berjalan dengan baik adalah Printer Epson LX-300, khusus untuk applikasi multi client maka komputer yang digunakan harus dilengkapi dengan network card sehingga bisa terhubung dengan komputer lainnya dalam jaringan komputer.

1.2 Batasan Masalah

Karena luasnya masalah yang harus dibahas, maka penelitian ini membatasi materi yang akan dibahas, yaitu :

Data yang diolah terdiri dari : Data penjurusan, rekap nilai, data pelajaran, data siswa, dan guru.

Kriteria pada pemilihan jurusan diantaranya :

Nila rapot pada kelas X semester 2

Psikotes

Minat siswa dalam memilih jurusan seperti IPA, IPS dan Bahasa

Informasi yang dihasilkan dalam bentuk tercetak meliputi :

Inforamsi data siwa

Laporan penjurusan yang tercetak

Sistem pengambilan keputusan untuk penjurusan ini mengunakan metode Analytical Hierarchy Proses (AHP)

Aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan My-SQL.

Dalam memodelkan data akan digunakan ERD dan model proses akan menggunakan model terstruktur yaitu Diagram Context dan Data Flow Diagram (DFD).